Prodotti per l’archiviazione all’ingrosso

Ingrosso per l’archiviazione cartacea dei documenti

Archiviare in modo corretto i documenti prodotti e ricevuti in ufficio è importante per diverse ragioni:

• Rispettare le normative sugli obblighi di conservazione dei documenti, che prevedono periodi minimi di archiviazione che variano a seconda della tipologia
• Recuperare velocemente le informazioni quando necessario senza perdere tempo prezioso
• Ricostruire la cronologia delle attività svolte ripercorrendo carteggi e comunicazioni
• Dimostrare di aver operato legalmente in caso di controlli, vertenze legali o contestazioni

In poche parole, un sistema di archiviazione efficiente fa risparmiare tempo e denaro all'azienda e la protegge da inconvenienti e sanzioni.

Archiviazione documentale cartacea vs digitali: differenze

Quando si parla di archiviazione cartaceadei documenti è importante distinguere tra:

• Supporto cartaceo: documenti ricevuti e prodotti su carta che vengono poi archiviati in raccoglitori, faldoni, armadi ecc.
• Supporto digitale: documenti informatici o digitalizzati, archiviati su dispositivi o servizi cloud appositi dopo un processo di scansione.

Entrambe le soluzioni presentano vantaggi e svantaggi, spesso si ricorre ad un sistema ibrido cartaceo e digitale a seconda delle esigenze specifiche di ciascuna azienda.

Come organizzare l'archiviazione cartacea dei documenti in ufficio

Per archiviare i documenti in ufficio in modo efficiente è importante seguire alcuni accorgimenti:

• Suddividere i documenti per categorie omogenee (commerciale, amministrativa, legale ecc.)
• Utilizzare un sistema coerente di codifica e numerazione (es. anno/progressivo)
• Posizionare ogni categoria in zone facilmente accessibili
• Mantenere aggiornato un registro/database con tutti i documenti archiviati
• Garantire idonee condizioni ambientali (temperatura, umidità)
• Prevedere strumenti antincendio e sistemi antintrusione
• Effettuare controlli periodici e attività di restauro se necessarie

In commercio esistono inoltre software gestionali appositi che automatizzano e semplificano il processo di archiviazione digitale.

Archiviazione documentale cartacea: regolamento e normative

In Italia l'archiviazione dei documenti è regolamentata da:

• Codice Civile (art. 2214)
• Codice dell'Amministrazione Digitale
• Normative tributarie e leggi collegate

Queste normative prevedono tra le altre cose che i documenti debbano essere archiviati in modo ordinato e conservati senza lacune per 10 anni, ad eccezione della documentazione fiscale (fatture, registri ecc.) la cui durata minima è di 15 anni.

La conservazione sostitutiva digitale è equiparata a quella cartacea, purché vengano seguite particolari regole tecniche che garantiscano autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti.

Consigli pratici per archiviare documenti

Ecco alcuni consigli pratici per ottimizzare l'archiviazione cartacea dei documenti in ufficio:

• Utilizzare separatori e divisori per suddividere le categorie
• Apporre sulle scatole/faldoni etichette chiare con descrizione e date
• Evidenziare sempre numero e data dei documenti archiviati
• Fare attenzione a non mischiare documenti di anni diversi
• Archiviare per ogni pratica tutta la documentazione collegata
• Non utilizzare graffette o punti che danneggiano i fogli
• Prediligere classificatori e raccoglitori di qualità, resistenti alla polvere
• Digitalizzare quanto possibile, creando backup periodici su supporti differenti
• Garantire le giuste misure di sicurezza per archivi e stanze server

Seguendo questi piccoli accorgimenti l'archivio risulterà sempre in ordine e i documenti potranno essere reperiti e consultati con facilità.

Errori da evitare nell'archiviazione documenti

Gli errori più comuni che si commettono sono:

• Dimenticare documenti in giro per l'ufficio senza archiviarli
• Gettare documenti rilevanti perché ritenuti inutili
• Non rispettare le tempistiche di conservazione normative
• Archiviare in modo approssimativo, senza seguire criteri organizzativi logici
• Non tenere traccia dei documenti archiviati e del loro posizionamento fisico
• Conservare documenti importanti in luoghi non idonei o poco sicuri
• Effettuare ricerche manuali in archivi cartacei non organizzati

Tutto ciò comporta ovviamente perdite di tempo, denaro e in alcuni casi anche conseguenze legali, è quindi fondamentale prestare la massima attenzione.

Prodotti per l'archiviazione dei documenti in ufficio

Per archiviare documenti in modo efficace esistono in commercio numerosi prodotti come:

• Armadi e scaffalature metalliche con diverse suddivisioni interne
• Cassettiere con serratura per conservare documenti riservati
• Cartelle sospese per archivio verticale negli scaffali
• Raccoglitori e box impilabili in plastica o cartone
• Buste con bottoni per conservare singoli documenti
• Software specifici per archivi digitali e gestione documentale

Oltre a soluzioni "standard" sono disponibili prodotti su misura realizzati per soddisfare necessità specifiche di spazio, accesso, sicurezza in base al volume e alla tipologia di documenti da gestire.

Archiviare documenti in ufficio: un gioco di squadra

L'archiviazione documentale efficace nasce dalla collaborazione e dall'impegno di tutti. Non è un'attività delegabile ad una singola figura, ma richiede consapevolezza e attenzione ai vari livelli aziendali.

Costruiamo insieme questa consapevolezza diffusa e poniamo solide basi oggi, per raccogliere domani i frutti di un archivio efficiente!